5 tips til effektiv onboarding af vikarer i en travl hverdag på dit hotel
Vikarer er en uundværlig ressource i hotelbranchen, særligt i højsæsoner ved sygdom og under større arrangementer. Men for at de kan bidrage effektivt fra dag ét, kræver det en god og effektiv onboarding.
Når vikarer hurtigt forstår jeres arbejdsgange, servicekultur og forventninger, bliver de ikke blot en ekstra hånd, men en værdifuld del af teamet.
Her får du 5 konkrete tips til, hvordan du sikrer en smidig og professionel onboarding af vikarer på dit hotel – også når tiden er knap.
1. Hav en klar og enkel introduktion klar
Vikarer kommer ofte ind med kort varsel og skal hurtigt kunne bidrage. Derfor bør du have en standardiseret introduktion, der nemt kan gennemføres, uanset hvor travlt der er.
Den bør som minimum indeholde:
- Kort præsentation af hotellet og teamet
- Gennemgang af dagens vigtigste opgaver
- Praktisk info om uniform, pauser, mødetider og kontaktperson
- Sikkerheds- og hygiejneregler
En overskuelig introduktion på 15-20 minutter kan gøre underværker for både tryghed og effektivitet. Det kan reducere antallet af spørgsmål senere.
2. Udpeg en fast kontaktperson
Uanset om vikarer er der i én dag eller en hel måned, har de brug for én person, de kan gå til med spørgsmål. En fast kontaktperson skaber struktur, sikrer opfølgning og letter integrationen i teamet.
Vælg gerne en erfaren medarbejder, der:
- Kender jeres procedurer
- Er god til at formidle
- Har overskud til at hjælpe, uden at det går ud over egen performance
Et enkelt “gå til”-punkt giver ro hos vikaren – og sparer tid for hele teamet.
3. Lav en tjekliste med vigtige rutiner
Når tempoet er højt, og vikarer skal løse konkrete opgaver, er det en fordel med en opgavebaseret tjekliste. Den gør det nemt at holde styr på, hvad vikaren skal gøre og i hvilken rækkefølge.
Eksempler på tjekliste-indhold:
- Klargøring af værelser eller konferencelokaler
- Rutiner for opfyldning og rengøring
- Håndtering af gæstehenvendelser
- Brug af nøglekort og interne systemer
Tjeklisten bør være visuel og letlæselig og gerne tilpasset afdelingen, fx housekeeping, reception eller køkken.
4. Prioritér kultur og forventninger
Det er ikke nok, at vikarer ved hvad de skal gøre. De skal også forstå, hvordan tingene gøres hos jer. Et par minutters introduktion til jeres servicekultur og forventninger kan gøre en stor forskel.
Fortæl fx:
- Hvordan I møder gæster, og hvad “god service” betyder hos jer
- Hvilke holdninger I har til samarbejde og ansvar
- Hvordan I håndterer fejl og feedback
Når vikarer føler sig som en del af jeres kultur, er de mere engagerede og proaktive – selv på korte opgaver.
5. Følg op – også selv om det går stærkt
En kort opfølgning efter første vagt viser, at I tager både vikaren og gæsteoplevelsen seriøst. Spørg hvordan det gik, og om der er noget, der skal justeres. Det giver ikke kun læring – det kan også gøre vikaren mere motiveret og klar til næste vagt.
Hvis I bruger vikarer fra et professionelt vikarbureau, som fx BA Service, kan feedbacken også gives direkte til bureauet. På den måde kan de videreformidle, forbedre og sikre endnu bedre match næste gang.
Giv vikarer det rette afsæt – og skab værdi fra første time
Effektiv onboarding behøver ikke være tidskrævende. Med simple værktøjer som tjeklister, faste kontaktpersoner og klare forventninger kan du sikre, at vikarer hurtigt bliver trygge og værdiskabende – også når tempoet er højt.
Når du investerer i en god opstart, får du ikke bare en ekstra hånd. Du får et stærkere team og en mere stabil gæsteoplevelse.